É indiscutível a importância dos dados na atualidade como elemento que impulsionadas organizações e auxilia nos processos decisórios. Entretanto, é fundamental que haja uma gestão da informação para o seu uso mais estratégico, de forma a contribuir com o desenvolvimento e crescimento das empresas.
Assim, a gestão da informação é uma atividade tão essencial quanto recursos humanos e gestão de processos. Cada instituição tem um fluxo de dados que lhe é peculiar e ele precisa ser mapeado, identificado e analisado para se detectar influências que afetam a empresa e antever problemas que possam surgir.
Pensando nisso, preparamos este artigo com as principais informações para ajudar você a aplicar essa gestão na sua empresa. Continue a leitura e descubra!
O que é gestão da informação?
Em geral, quando precisamos tomar uma decisão relacionada a investimento, analisamos a economia, a política e até a sazonalidade. Pois bem, as informações dentro de uma organização têm a mesma função e importância. Uma gestão bem aplicada identifica, analisa, processa, interpreta e oferece soluções para os desafios corporativos.
Ela pode ser ainda potencializada pelo uso de ferramentas tecnológicas, como armazenamento de dados e internet das coisas. Uma vez que elas oferecem maior segurança e transparência no tratamento das informações. Em um cenário tão competitivo isso é um grande diferencial.
Dessa forma, o objetivo da gestão da informação é assegurar que todos os dados estarão disponíveis para as pessoas certas sem erros ou problemas de integridade. Ter o conhecimento correto no momento em que ele se faz necessário ajuda a melhorar as suas rotinas de tomada de decisão e otimiza a cadeia operacional, por meio de ações de maior impacto.
Portanto, ela é uma solução que permite ao negócio a atingir todos os resultados esperados e, consequentemente, aumentar as suas chances de sucesso. Em outras palavras, as informações que cada empresa possui são um dos seus principais ativos. Elas dão insights inovadores e ajudam a encontrar as melhores formas de atingir as suas metas.
Como aplicar a gestão de informação?
Começar uma política de gestão das informações é bem simples. No entanto, é importante que o gestor fique atento alguns fatores para conseguir criar processos que garantam a disponibilidade e integridade de todos os dados internos e externos para as pessoas certas. Confira abaixo quais são as etapas necessárias.
Use a tecnologia como sua parceira
O mercado de TI oferece uma série de ferramentas que podem auxiliar os colaboradores a tratar os dados de modo prático, seguro e correto. Invista em soluções que ofereçam bons recursos de visualização, compartilhamento e edição. Além disso, é fundamental ter um registro atualizado, independente da demanda dos usuários.
Integre os seus sistemas
Um ambiente mais integrado é mais seguro e eficaz. Dessa forma, dados podem ser compartilhados entre diferentes setores sem que ocorram falhas. Junto a isso, a gestão da informação se torna mais simples e prática. Isso contribui para que toda a organização trabalhe baseado em dados reais e fundamentais para cada etapa.
Defina regras de controle de acesso
Ter regras de acesso bem estabelecidas é fundamental para garantir e controlar com precisão a visualização de cada informação, seja ela física ou virtual. Isso é muito importante para evitar vazamentos de dados ou compartilhamento de informações entre pessoas não autorizadas.
Organize os dados
Um dos objetivos da gestão da informação é ter dados bem organizados e disponíveis. Para isso, é preciso mapear e categorizar todos os registros que a empresa tem. Nesta etapa, é fundamental que políticas de gestão da informação já estejam estruturadas para que a análise e interpretação dos dados sejam realizados da melhor forma possível.
Faça pesquisas internas e externas
Além das etapas apontadas acima, é importante realizar pesquisas externas para analisar o mercado, entender os consumidores, avaliar os níveis de satisfação e descobrir tendências. Da mesma forma é vital aplicar questionários internos para medir a produção, encontrar erros de gestão e medir como os colaboradores se sentem e, assim reduzir o turnover.
Como a gestão da informação pode auxiliar na tomada de decisão?
A informação é um dos elementos mais importantes dentro de uma empresa, uma vez que auxilia na estruturação e gestão de seus processos. Para que uma instituição tenha sucesso, é fundamental que ela compreenda o valor dos dados e dos seus sistemas informacionais para tomada de decisão.
O mercado cada vez mais competitivo e a complexidade dos negócios exigem respostas rápidas por parte dos responsáveis por tomar decisões. No entanto, poucos gestores se sentem seguros e confiantes na hora de justificar ou decidir uma ação sem informações concretas. Uma vez que as consequências desses atos podem impactar toda a produção.
Segundo estudos regiões do cérebro específicas são ativadas para combinar e integrar os sinais que são responsáveis por uma decisão. A neurociência explica que as emoções estimulam decisões baseadas em ações de curto prazo. Já áreas do córtex pré-frontal podem neutralizar os desejos imediatistas e fazer alternativas de maior valor agregado.
Mas o que isso tem a ver com a gestão da informação? Decisões mais lógicas e ponderadas podem ser mais intensas quando há dados que permitem uma avaliação e interpretação daquela ação. Ou seja, uma análise de dados bem-feita potencializa as chances de sucesso ao mesmo tempo que reduz os resultados inesperados.
Portanto, fazer a gestão da informação é essencial para ter um processo de tomada de decisão mais racional para o negócio. A tecnologia é capaz de contribuir com o administrador nessa atividade, uma vez que ela consegue agregar dados de diferentes setores da empresa.
Quais são as principais ferramentas de gestão da informação?
A gestão da informação pode ser potencializada pela combinação de recursos tecnológicos. Conheça quais são essas ferramentas e como cada uma pode auxiliar nesse processo. Confira a seguir!
Big Data
Um enorme banco de dados com todas as informações e registros que uma empresa gera no dia a dia. O big data consegue analisar e oferecer insights baseado numa enorme quantidade de dados. Dessa forma, ele auxilia os gestores a tomar decisões melhores e construir ações mais estratégicas para o negócio.
Machine Learning
O conceito pode ser entendido como aprendizado da máquina. Na prática, isso significa a capacidade que os computadores, dispositivos móveis e demais equipamentos tecnológicos e eletroeletrônicos tem de aprender e criar padrões e fazer previsões baseado nas informações que possuem.
Business Intelligence
Também chamado de BI, essa área da Tecnologia da Informação trabalha com o cruzamento e a análise de dados. Ou seja, é a ferramenta responsável por entender as necessidades da empresa e buscar uma solução para ela, baseado nas informações que ela possui.
Os dados auxiliam não somente a entender melhor o negócio, como também a tomar decisões, impulsionar o crescimento e compreender tendências. A gestão da informação é fundamental nesse processo, para que o conhecimento seja mais estratégico e alinhado com as necessidades do mercado e da empresa.
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